Privacyverklaring SmartLeads B.V.

Versie: 01-10-2025
Onderneming: SmartLeads B.V., gevestigd aan Klokkenweide 8, 3223NA Hellevoetsluis, Nederland. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 2728168.
Contact: [email protected]

1. Wie wij zijn

Deze privacyverklaring is van SmartLeads B.V. (hierna: “SmartLeads”, “wij/ons”), gevestigd aan Klokkenweide 8, 3223NA, Hellevoetsluis, Nederland, ingeschreven bij de KvK onder nummer 2728168. Contact voor privacyvragen: [email protected].

Deze verklaring geldt voor onze websites https://smartleads.nl en https://app.smartleads.nl en voor het gebruik van ons SmartLeads-platform.

2. Rollen onder de AVG

• Websitebezoek en eigen marketing: wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij zelf verzamelen via onze websites, formulieren en marketing.

• Gebruik van het SmartLeads-platform door onze klanten: wij handelen als verwerker voor de klant (de verwerkingsverantwoordelijke). In dat kader is onze Verwerkersovereenkomst (DPA) van toepassing.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw gebruik van onze websites en het platform verwerken wij onder meer:
- Identificatie: naam, bedrijfsnaam, functie.
- Contact: e-mailadres, telefoonnummer, adres.
- Accountgegevens: gebruikersnaam, logingegevens, rol/rechten.
- Communicatie: chatberichten, e-mails, sms/WhatsApp-verkeer via het platform.
- Marketingdata: voorkeuren, aanmeldingen, interacties met nieuwsbrieven.
- Antwoorden die u invult in enquêtes, formulieren of surveys die wij via ons platform aanbieden. Deze antwoorden kunnen ook persoonlijke of gevoelige gegevens bevatten, afhankelijk van de inhoud van de vragen en de informatie die u zelf verstrekt.
- Technisch: IP-adres, apparaat- en browsergegevens, cookie-ID’s, logbestanden.
- Facturatie: betaalstatus, factuur- en transactiegegevens (via onze PSP).

4. Doeleinden en rechtsgrond

Wij gebruiken persoonsgegevens voor:
- Het leveren en beheren van het SmartLeads-platform (uitvoering van de overeenkomst).
- Klantondersteuning, onboarding en training (gerechtvaardigd belang/overeenkomst).
- Communicatie en nieuwsbrieven na aanmelding (toestemming/overeenkomst).
- Verbetering van diensten, veiligheid en prestaties (gerechtvaardigd belang).
- Wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten (wettelijke plicht).

5. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst. Wij gebruiken deze om onze websites en het SmartLeads-platform goed te laten functioneren, het gebruik te analyseren en om – na toestemming – marketingactiviteiten te ondersteunen.

Soorten cookies

• Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van onze websites, formulieren en inlogfunctionaliteit. Zonder deze cookies kunnen bepaalde onderdelen niet werken.

• Analytische cookies: helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik van de website en het platform, zodat wij deze kunnen verbeteren.

• Marketingcookies: worden gebruikt om bezoekers te volgen en profielen op te bouwen. Deze worden alleen geplaatst nadat u hiervoor toestemming hebt gegeven.

Voorbeelden van cookies

• msgsndr_id – identificatie van bezoekers in funnels/formulieren.

• _mp – bijhouden van informatie over herhaalde bezoeken.

• hl_timer_arrival – meten van tijdsbesteding in funnels.

• user-email, user-billing-id – gebruikt bij formulierinzendingen (indien van toepassing).

• Cookies met dynamische namen die afhankelijk zijn van campagnes of survey-ID’s.

Cookiebanner en toestemming

Bij het eerste bezoek aan onze website wordt een cookiebanner getoond. Via deze banner kunt u kiezen welke soorten cookies u accepteert. Marketing- en trackingcookies worden pas geplaatst nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven. U kunt uw voorkeuren op elk moment aanpassen via de cookie-instellingen.

Bewaartermijnen cookies

Cookies hebben verschillende bewaartermijnen. Sommige cookies zijn sessiecookies en worden verwijderd zodra u uw browser sluit, andere cookies blijven langer bewaard (maximaal 24 maanden) tenzij u deze zelf eerder verwijdert.

Wij actualiseren dit cookiebeleid wanneer wij nieuwe cookies in gebruik nemen of bestaande cookies wijzigen. De meest actuele versie vindt u altijd op https://smartleads.nl.

6. Ontvangers en (sub)verwerkers

Wij delen data uitsluitend wanneer noodzakelijk voor onze dienstverlening. Belangrijke partijen zijn:
- Cloudplatform & hosting: internationale leverancier gevestigd in de VS
– technische basis en functionaliteit van het SmartLeads-platform.
- Survey & formulieren: internationale leverancier gevestigd in de VS
– verwerking en opslag van survey- en formulierinzendingen.
- Telecom/telefonie: LC Phone / Twilio
– bel-, sms- en WhatsApp-functionaliteit.
- WhatsApp Gateway: WAGHL
– koppeling met WhatsApp Business API.
- E-mail/werkplek: Google Workspace (Google Ireland/LLC)
– e-mail, opslag en communicatie.
- Analytics: Google Analytics 4
– website-analyse.
- Betaalprovider: Stripe
– betalingen en facturatie.
- Hosting/DNS: TransIP
– domein, DNS en hosting.

Voor elk van deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten of vertrouwen wij op hun rol als aparte verwerkingsverantwoordelijke, indien van toepassing.

7. Doorgifte buiten de EER

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt door leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte (bijvoorbeeld de Verenigde Staten), zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:
- Het gebruik van EU-modelcontracten (SCC’s); en/of
- Een beroep op het EU-US Data Privacy Framework, indien en voor zover de betreffende leverancier is gecertificeerd; en
- Aanvullende technische en organisatorische maatregelen (encryptie, toegangsbeperkingen).

De actuele lijst met (sub)verwerkers en doorgiften is op verzoek beschikbaar via [email protected] en wordt bijgewerkt bij relevante wijzigingen.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
- Klant- en accountgegevens: gedurende de overeenkomst en tot 24 maanden na beëindiging voor administratieve en ondersteuningsdoeleinden.
- Leads en marketinggegevens: 24 maanden na laatste interactie of totdat toestemming wordt ingetrokken.
- Factuur- en transactiegegevens: 7 jaar conform fiscale wetgeving.
- Log- en beveiligingsdata: 12 maanden, tenzij langer noodzakelijk voor incidentonderzoek.
- Survey-antwoorden: maximaal 12 maanden na afronding van de campagne of klantrelatie, tenzij wettelijk anders vereist.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- Versleuteling van verkeer (TLS/SSL) en waar mogelijk versleutelde opslag.
- Tweefactorauthenticatie (2FA) en rol-/toegangsbeheer voor accounts.
- Regelmatige back-ups en monitoring van prestaties en beschikbaarheid.
- Interne procedures voor gegevensminimalisatie, need-to-know en datalekken.

10. Uw rechten

U hebt het recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, voor zover wettelijk toegestaan. Stuur uw verzoek naar [email protected]. Wij reageren binnen een maand. Bij nieuwsbriefmarketing kunt u zich te allen tijde uitschrijven via de afmeldlink.

11. Datalekken en beveiligingsincidenten

Bij een vermoeden van een datalek verzoeken wij u dit direct te melden via [email protected]. Wij handelen conform onze interne procedure en, indien vereist, melden wij het bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

12. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 18 jaar. Wij vragen geen bewust verstrekte gegevens van minderjarigen. Indien u meent dat wij toch gegevens hebben verzameld, neem contact met ons op zodat wij deze kunnen verwijderen.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op https://smartleads.nl. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten actief via e-mail of in-app berichten.

14. Contact en klachten

Vragen of verzoeken over privacy kunt u richten aan [email protected] of per post aan Klokkenweide 8, 3223NA, Hellevoetsluis, Nederland, t.a.v. Privacy.

Bent u niet tevreden over de afhandeling? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).